Schneller bezahlt werden – Reibung aus dem Zahlungsprozess nehmen

Schneller bezahlt werden

Ben, ein Videograf aus Berlin, stapelte seine Rechnungen immer zum Monatsende – "dann mach ich das auf einmal". Das Problem: Sein Kunde buchte Mitte des Monats frei, und Bens Rechnung landete einen Monat später auf dem Tisch. Effektiv wartete Ben 60 Tage auf Geld, das ihm nach 14 Tagen zugestanden hätte. Seit er die Rechnung direkt nach dem Dreh versendet, kommt das Geld im Schnitt drei Wochen früher.

Kurz gesagt: Sende die Rechnung sofort bei Lieferung der Arbeit, nicht zum Monatsende. Biete mehrere Zahlungswege an, damit Kunden wie gewohnt zahlen können. Und nutze wiederkehrende Rechnungen für Retainer- oder Abo-Kunden, um den Kreislauf zu automatisieren. Geschwindigkeit entsteht, indem man Reibung entfernt: klare Bedingungen, einfache Zahlung und schnelles Senden.

Sofort senden, nicht stapeln

Die häufigste Ursache für langsame Zahlungen ist der Versandzeitpunkt. Jeder Tag, den die Rechnung ungesendet auf deiner Festplatte liegt, ist ein Tag länger im Rückstand. Schreib die Rechnung bei Abnahme der Arbeit – per Tastendruck, nicht am Quartalsende. Nutze dafür am besten einen Generator, der die Felder schon kennt (mehr dazu im Ratgeber Was auf jede Rechnung gehört).

Mehrere Zahlungswege anbieten

Manche Kunden überweisen gern per SEPA, andere nutzen PayPal, wieder andere Revolut oder Wise. Wer nur "IBAN" angibt, zwingt den Kunden zum Umweg – und der Umweg ist der Grund, warum Rechnungen liegen bleiben. Gib zwei, drei Wege an, damit der Kunde wie gewohnt zahlt. Achte aber auf Gebühren: Manche Dienste ziehen dir was ab, wenn der Kunde in einer Fremdwährung zahlt.

Die Rechnung lesbar halten. Klingt trivial, ist aber ein echter Bremsklotz: Rechnungen als krakeliges Foto oder mehrseitiges PDF mit Passwort kommen seltener an. Ein sauberes, passwortfreies PDF mit deinen Kontodaten oben und dem fälligen Betrag groß darunter läuft schneller durch jede Buchhaltung. Und: Schreib dem Kunden bei Lieferung kurz, dass die Rechnung auf dem Weg ist – dann sucht er sie nicht erst.

Wiederkehrende Rechnungen für Retainer

Hast du Kunden mit festem Monatsbudget (Retainer) oder Abos, brauchst du keinen manuellen Kreislauf mehr. Richte wiederkehrende Rechnungen ein: gleiche Position, gleicher Betrag, neues Datum – automatisch. Das spart dir jeden Monat eine Viertelstunde und verhindert, dass du mal "vergisst" zu schreiben (und damit selbst deine Liquidität bremst).

Gerade bei Retainern lohnt es sich, den Betrag zu Beginn gemeinsam zu fixieren und nicht an jede Stunde zu koppeln. Ein festes Monatsabo ist für beide Seiten planbarer – und du sparst dir die Diskussion über einzelne Posten. Wer trotzdem stundenbasiert arbeitet, fasst lieber eine Woche zusammen, statt täglich eine Mini-Rechnung zu schreiben.

Wie du mit Währungen bei ausländischen Retainern umgehst, steht im Ratgeber Die richtige Rechnungswährung wählen.

Wenn trotzdem nichts kommt

Bleibt die Zahlung aus, greift dein Prozess aus dem Ratgeber Späte Zahlungen behandeln. Im Blogbeitrag Rechnungsvorlage vs. Generator zeigen wir zudem, warum ein Generator gerade bei wiederkehrenden Rechnungen Template-Dateien schlägt.

Dieser Artikel dient nur zu allgemeinen Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar.