Was auf jede Rechnung gehört – Pflichtangaben für Freelancer

Was auf jede Rechnung gehört

Mara, eine Illustratorin aus Hamburg, hat ihren ersten großen Kundenauftrag fast verloren – wegen einer fehlenden Zahl. Auf ihrer Rechnung stand ihr Name, der Betrag und "Danke!". Keine Steuernummer, keine Rechnungsnummer, kein Fälligkeitsdatum. Die Agenturbuchhaltung schickte den Beleg zurück. Drei Wochen Verzug, eine nervige Mail-Kette und Maras Erkenntnis: Eine Rechnung ist kein Zahlungswunsch. Sie ist ein rechtliches und steuerliches Dokument.

Kurz gesagt: Eine korrekte Rechnung braucht deine und die Kundendaten, eine eindeutige Rechnungsnummer sowie klare Ausstellungs- und Fälligkeitsdaten, eine Positionsliste mit Mengen, Preisen, Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag – plus deine Zahlungsbedingungen. Fehlt auch nur ein Pflichtfeld, gilt der Beleg unter Umständen als nicht ordnungsgemäß, und manche Buchhaltung zahlt schlicht nicht. In diesem Ratgeber gehen wir jeden Punkt durch, damit du beim nächsten Mal nichts vergisst.

Vollständige Angaben von beiden Seiten

Fang mit den Basisdaten an. Auf deiner Seite gehören drauf: dein vollständiger Name (bei Firmen inklusive Firmenname und Rechtsform), deine Adresse, deine E-Mail und – wo erforderlich – deine Steuernummer oder USt-IdNr. Auf der Kundenseite brauchst du den Firmennamen und die Rechnungsadresse. Das klingt banal, wird aber gern vernachlässigt, wenn man "eh schon weiß, wer das ist". Tut man aber nicht, wenn nach vier Monaten die Mahnung kommt.

Warum die E-Mail wichtig ist? Sie ist oft der einzige Weg, wie eine automatisierte Buchhaltung deinen Beleg einem Vorgang zuordnet. Keine E-Mail, keine Zuordnung, keine Zahlung.

Rechnungsnummer und klare Daten

Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Das Finanzamt will nachvollziehen können, dass keine Rechnung fehlt. Ein einfaches System wie 2026-001 reicht völlig. Dazu kommen das Ausstellungsdatum (wann du die Rechnung schreibst) und das Fälligkeitsdatum (bis wann gezahlt werden soll). Wer nur "Innerhalb von 14 Tagen" schreibt, verlagert die Rechenarbeit auf den Kunden – und verschenkt Tage.

Wichtig für Grenzfälle: Bei Auslandskunden kommen weitere Pflichten dazu. Dazu später mehr im Ratgeber USt-IdNr. und Steuern verstehen.

Die Positionsliste mit allen Zahlen

Hier passiert der eigentliche Fehler. Eine saubere Liste enthält pro Position:

• Beschreibung der Leistung (konkret, nicht "Diverse")
• Menge (z. B. 10 Stunden, 3 Logos)
• Einzelpreis und Zwischensumme
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Gesamtbetrag zum Überweisen

Trenne Netto und Brutto sauber voneinander. Wer den Steuerbetrag "vergisst", liefert dem Kunden einen Beleg, den dieser nicht als Vorsteuer abziehen darf – und du hörst nie wieder etwas von der Rechnung.

Deine Zahlungsbedingungen

Schreib explizit hin, wie und wann du bezahlt werden willst: Zahlungsziel (z. B. 14 Tage), deine IBAN, den gewünschten Verwendungszweck und – falls du damit arbeitest – eine Mahngebühr oder Zinsklausel. Wie du mit verspäteten Zahlungen umgehst, steht im Ratgeber Späte Zahlungen behandeln.

Wenn du lieber schreibst statt zu tippeln

Die Pflichtangaben auswendig zu können, ist nett – sie automatisch richtig zu setzen, ist besser. Im Blogbeitrag Freelance Rechnung schreiben zeigen wir den kompletten Ablauf Schritt für Schritt. Oder du lässt den Rechnungsgenerator die Felder übernehmen und kümmerst dich nur noch um die Arbeit.

Dieser Artikel dient nur zu allgemeinen Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar.