Eine Proforma-Rechnung ist ein Versprechen, keine Rechnung. Sie zeigt dem Kunden, was er zahlt und zu welchen Bedingungen, bevor etwas geliefert oder versendet wird – praktisch für Zoll, für eine Anzahlung oder um ein Angebot schriftlich zu festigen. Für Selbstständige ist sie ein unverbindlicher Weg, Erwartungen zu setzen, ohne schon Steuer auszulösen. Gut genutzt verkürzt sie auch die Lücke zwischen "ja, machen wir" und dem Moment, in dem das Geld wirklich fließt.
Was hineingehört
Weil sie kein Steuerbeleg ist, braucht die Proforma trotzdem das Wesentliche: einen deutlichen Vermerk "Proforma", Angaben zu Käufer und Verkäufer, Beschreibung und Wert der Leistung, ein voraussichtliches Versanddatum und eine Referenznummer. Füge deine Kontodaten hinzu, wenn die Anzahlung reibungslos eingehen soll. Kennzeichne sie klar, damit sie nicht mit einer echten Rechnung verwechselt und verbucht wird.
So funktioniert die Steuer
Der Kernpunkt: Eine Proforma-Rechnung ist KEIN Steuerbeleg. Sie bestätigt Preis und Bedingungen vor der Lieferung, oft für den Zoll oder eine Vorkasse. Es wird keine Umsatzsteuer berechnet und keine Steuer gemeldet. Der angewandte Satz beträgt 0 %. Wird der spätere Verkauf grenzüberschreitend, entscheidet die echte Steuerrechnung später über Reverse Charge oder Nullsatz – nicht dieses Dokument; drucke also nie einen Umsatzsteuerbetrag auf eine Proforma.
Beispiel-Positionen
Rechnung
Proforma-Rechnung
- Rechnungsnr.
- INV-2026-014
- Datum
- 2026-07-15
Von
Ihr Unternehmen
Musterstraße 1, Ihre Stadt
An
Kundenname
Kundenfirma, Kundenstadt
| Beschreibung | Menge | Preis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Individuelle Software (Schätzung) | 1 | €4.800,00 | €4.800,00 |
- Zwischensumme
- €4.800,00
- Gesamt
- €4.800,00
Anmerkungen
Dies ist eine Proforma nur für Zoll/Vorkasse. Eine Steuerrechnung folgt bei Lieferung.
Beispielvorschau — keine echte Rechnung
Eine Proforma listet, was erwartet wird, zu Schätzwerten:
- Individuelle Software (Schätzung) — 1 × 4.800 EUR = 4.800 EUR
Gib Mengen und Einzelpreise an, damit der Kunde genau sieht, was er zusagt. Kennzeichne die Beträge als Schätzung, damit niemand das Proforma-Total als Endpreis nimmt.
Praktische Hinweise
Stempel sie mit "Proforma – keine Steuerrechnung", damit die Buchhaltung sie nicht verbucht. Nutze sie, um vor Arbeitsbeginn eine Anzahlung zu fordern und so deine Liquidität zu sichern sowie unernste Anfragen herauszufiltern. Stelle dann bei Lieferung eine echte Rechnung aus – das ist das Dokument, das den Verkauf bucht. Behalte die Referenznummer zwischen beiden gleich, damit sie sich später leicht zuordnen lassen. Wenn du nicht zwei Dokumente pflegen willst, lässt der Rechnungsgenerator aus denselben Angaben Proforma und Schlussrechnung erstellen.
Eine Proforma schafft Vertrauen: Sie zeigt dem Kunden, dass das Angebot ernst gemeint ist und die Zahlen vor der Zusage stehen.
Ein praktischer Hinweis: Besprich mit dem Kunden vorab, welche genaue Summe auf der späteren Steuerrechnung erscheint, damit es bei Lieferung keine Überraschung gibt. Die Proforma wirkt dann nicht als loses Angebot, sondern als verlässlicher Zwischenschritt. So bleibt der Übergang von Angebot zu Rechnung reibungslos.