Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, mit dem du Zahlung anforderst und dabei die für diese Abrechnungsart geltenden Steuervorschriften einhältst. Eine korrekte Rechnung schützt dich und deinen Kunden, sorgt für saubere Buchführung und vermeidet Streit über Vereinbarungen.
Jede gültige Proforma-Rechnung sollte diese Pflichtangaben enthalten: 1. deutlicher Vermerk „Proforma“ 2. Angaben zu Käufer und Verkäufer 3. Beschreibung und Wert der Ware 4. voraussichtliches Versanddatum 5. eine Referenznummer. Fehlt eine davon, lässt sich das Dokument schlechter durchsetzen oder ist - sofern Steuer betroffen ist - für die Umsatzsteuer (USt) nicht zulässig.
Steuerliche Behandlung: Eine Proforma-Rechnung ist KEIN Steuerbeleg. Sie bestätigt Preis und Bedingungen vor Lieferung, oft für Zoll oder Vorkasse. Es wird keine USt berechnet und keine Steuer abgeführt. Der hier angewandte Satz beträgt 0 %. Wenn du gewerbliche Kunden im Ausland abrechnest, prüfe vor der Endsumme, ob Reverse Charge oder Nullsatz greifen.
Eine typische Proforma-Rechnung enthält konkrete Positionen wie: Individuelle Software (Schätzung) (1 x 4800 EUR). Gib immer Menge, Einzelpreis und Steuerbetrag pro Position an, damit die Gesamtsumme nachvollziehbar ist.
Praktische Hinweise: 1. Versehe sie mit „Proforma – keine Steuerrechnung“. 2. Nutze sie, um eine Anzahlung vor Beginn zu fordern. 3. Stelle nach Lieferung eine echte Rechnung aus.. Gute Rechnungsgewohnheiten - fortlaufende Nummern, klare Zahlungsziele und zügige Zustellung - senken säumige Zahlungen und schaffen Vertrauen.
Mit InvoiceFormly erstellst du in Minuten eine korrekte Proforma-Rechnung. Wähle die Vorlage, trage deine Daten ein, füge Positionen hinzu und lade ein sauberes PDF herunter oder sende sie per E-Mail. Steuerberechnung, Nummerierung und mehrsprachige Beschriftung übernimmt das Tool automatisch.